Outsourcing heißt, die laufende Buchhaltung dauerhaft an Kanzlei, Buchhaltungsbüro oder Online-Service zu geben; ein Interim-Buchhalter heißt, die eigene Buchhaltung zu behalten und sie zeitweise mit einem erfahrenen Buchhalter im Haus zu verstärken. Outsourcing passt bei kleinem Belegvolumen und stabilen Abläufen, Interim bei Vakanz, Abschluss, Rückstand oder Umstellung, und immer dann, wenn Tagesgeschäft und Zahlen im Haus bleiben sollen. Beide Wege lassen sich kombinieren; Interim startet in 48 Stunden, Outsourcing braucht Wochen Vorlauf.
„Buchhaltung outsourcen" ist einer der häufigsten Suchbegriffe, wenn in der Buchhaltung etwas nicht mehr läuft. Dahinter stecken aber zwei verschiedene Fragen: Soll die Buchhaltung dauerhaft aus dem Haus, oder braucht sie vorübergehend Verstärkung? Die Antwort entscheidet, ob Sie einen Dienstleister suchen oder einen Interim-Buchhalter. Dieser Vergleich sortiert beides, mit Kosten, Grenzen und einer Entscheidungshilfe.
Beim Outsourcing geben Sie die laufende Buchführung an einen Externen: Belege gehen per Portal oder Scan raus, gebuchte Konten, Auswertungen und Offene-Posten-Listen kommen zurück. Drei Anbietertypen sind üblich:
Was Outsourcing nicht löst: alles, was im Unternehmen selbst passieren muss. Zahlungsläufe freigeben, Mahnwesen mit Fingerspitzengefühl, Rückfragen von Lieferanten und Kunden, Abstimmung mit Vertrieb und Einkauf, Reporting für Geschäftsführung und Bank, Vorbereitung von Betriebsprüfung und Kreditgespräch. Diese Aufgaben bleiben, auch wenn die Buchungen außer Haus entstehen, und sie brauchen jemanden, der die Zahlen versteht.
Ein Interim-Buchhalter ist ein selbstständiger Finanz-, Bilanz- oder Lohnbuchhalter, der für eine begrenzte Zeit in Ihrem Unternehmen arbeitet: in Ihrem System, mit Ihren Belegwegen, in Abstimmung mit Ihrer Kanzlei. Er ersetzt eine ausgefallene Stelle, holt einen Rückstand auf, bringt einen Abschluss zum Termin oder baut Prozesse auf, und geht wieder, wenn die Aufgabe erledigt oder die Stelle besetzt ist. Abgerechnet wird nach Tagessatz, Finanzbuchhalter 600 bis 850 €, Bilanzbuchhalter 750 bis 1.000 € netto pro Tag, nur geleistete Tage, Mindestumfang 20 Stunden pro Woche. Über projektbuchhalter.de liegen Profile in 24 Stunden vor, der Start ist in 48 Stunden möglich.
Was Interim nicht ist: eine Dauerlösung für eine Stelle, die Sie eigentlich besetzen wollen. Ein Interim-Buchhalter über Jahre ist teurer als eine Festanstellung. Seine Stärke ist die Zeit dazwischen, und die Übergabe in beide Richtungen.
| Outsourcing | Interim-Buchhalter | |
|---|---|---|
| Dauer | dauerhaft, Vertrag mit Kündigungsfrist | zeitlich begrenzt, Wochen bis Monate, 14 Tage Kündigungsfrist |
| Ort und System | beim Dienstleister, in dessen System | bei Ihnen, in Ihrem System, vor Ort oder remote |
| Umfang | laufende Buchführung, Lohn; Abschluss nur Kanzlei | alles, was die Stelle abdeckt: Tagesgeschäft, Abstimmung, Reporting, Abschlussvorbereitung, Projekte |
| Start | Wochen (Angebot, Einrichtung, Belegwege) | 48 Stunden |
| Kosten | Stunden, Belegzahl oder Pauschale; plus interne Zuarbeit | Tagessatz 600–1.000 €, nur geleistete Tage |
| Steuerung | Sie liefern Belege und bekommen Ergebnisse | Sie steuern wie einen Mitarbeiter, Wissen bleibt im Haus |
| Passt, wenn | das Volumen klein ist, die Abläufe stabil sind und niemand im Haus buchen soll | eine Lücke, ein Rückstand, ein Abschluss oder eine Umstellung ansteht und die Zahlen im Haus bleiben sollen |
Verstärkung statt Auslagerung? projektbuchhalter.de stellt innerhalb von 24 Stunden 1 bis 2 passende Interim-Buchhalter vor, die in Ihrem System arbeiten und in 48 Stunden starten. Passende Kandidaten erhalten oder anrufen: 030 516 97 422.
Wer die Fragen 1, 3, 4 und 5 mit „vorübergehend", „viel", „Tage" und „ja" beantwortet, braucht einen Interim-Buchhalter. Wer bei 1 und 3 „dauerhaft" und „wenig" sagt, ist beim Outsourcing richtig. Dazwischen liegen die Mischformen.
Die laufende Buchführung wird dauerhaft an einen externen Dienstleister gegeben: Steuerkanzlei, Buchhaltungsbüro oder Online-Buchhaltungsservice. Belege gehen raus, Buchungen und Auswertungen kommen zurück. Abschluss und Steuererklärungen bleiben beim Steuerberater.
Kanzleien und Buchhaltungsbüros rechnen nach Stunden, nach Belegzahl oder pauschal pro Monat ab, Online-Services nach Paketen. Die Höhe hängt vom Belegvolumen und von der Vorarbeit ab, die Sie leisten. Verlangen Sie ein Angebot auf Basis Ihrer tatsächlichen Belegzahl und rechnen Sie die interne Zuarbeit (Belege sammeln, Rückfragen beantworten) dazu.
Selbstständige Buchhalter mit der Qualifikation nach § 6 Nr. 4 StBerG dürfen laufende Geschäftsvorfälle buchen, die laufende Lohnabrechnung erledigen und Lohnsteuer-Anmeldungen fertigen. Umsatzsteuer-Voranmeldungen, Jahresabschluss, Einrichtung der Buchführung und steuerliche Beratung sind Steuerberatern vorbehalten (BFH, Urteil vom 7. Juni 2017, II R 22/15).
Wenn die Lücke zeitlich begrenzt ist (Vakanz, Abschluss, Rückstand, Projekt), wenn das Tagesgeschäft im Haus bleiben muss (Zahlungsläufe, Mahnwesen, Abstimmung mit Vertrieb und Einkauf, Reporting) oder wenn Sie Ihr eigenes System und Ihre Zahlen behalten wollen. Der Interim-Buchhalter arbeitet in Ihrem System, ab 48 Stunden, nach Tagessatz.
Ja, und das ist häufig die beste Lösung: Die Kanzlei macht Abschluss und Steuern, ein Interim-Buchhalter führt zeitweise die Buchhaltung im Haus, baut Prozesse auf oder holt einen Rückstand auf. Auch der Übergang vom Outsourcing ins Haus oder umgekehrt lässt sich mit einem Interim-Buchhalter sauber organisieren.
Outsourcing braucht Vorlauf: Angebot, Einrichtung, Belegwege, Zugänge, oft mehrere Wochen, in der Abschlusssaison länger. Ein Interim-Buchhalter über projektbuchhalter.de startet in 48 Stunden in Ihrem bestehenden System.
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