Steuerberater oder Interim-Buchhalter: wer macht was?

Die Frage kommt fast in jedem ersten Gespräch: „Kann das nicht unser Steuerberater machen?" Manchmal ja. Oft nicht. Beide Rollen heißen in Suchmaschinen „Buchhaltung", arbeiten aber an verschiedenen Stellen, zu verschiedenen Bedingungen und mit verschiedenen Kosten. Dieser Artikel zieht die Linie, damit Sie im Ernstfall nicht die falsche Nummer wählen.

Was der Steuerberater macht

Der Steuerberater ist ein freier Beruf mit Vorbehaltsaufgaben: Steuererklärungen, Jahresabschluss nach HGB, steuerliche Gestaltung, Vertretung gegenüber dem Finanzamt. Viele Kanzleien übernehmen für kleine und mittlere Unternehmen zusätzlich die laufende Finanzbuchhaltung und die Lohnabrechnung. Abgerechnet wird nach der Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV): Für die Buchführung eine Monatsgebühr nach Jahresumsatz (§ 33 StBVV), für Abschluss und Beratung nach Gegenstandswert oder Zeitgebühr (§ 13 StBVV, 30 bis 75 € je angefangene halbe Stunde).

Entscheidend ist die Arbeitsweise: Die Kanzlei arbeitet mandatsbezogen, im eigenen Haus, mit eigenen Fristen und für viele Mandanten parallel. Sie bekommt Belege, Kontoauszüge und Zuarbeit und liefert Auswertungen und Abschlüsse zurück. Sie sitzt nicht in Ihrer Buchhaltung, führt kein Team und übernimmt nicht den täglichen Zahlungsverkehr.

Was ein Interim-Buchhalter macht

Ein Interim-Buchhalter arbeitet für eine begrenzte Zeit in Ihrem Unternehmen, vor Ort oder remote, in Ihrem System (DATEV, SAP, Dynamics, Lexware, Addison) und in Ihren Prozessen. Er übernimmt die laufende Buchhaltung, Zahlläufe, Mahnwesen, Umsatzsteuer-Voranmeldungen, Monatsabschlüsse, die Abschlussvorbereitung und die Zuarbeit an Steuerberater und Wirtschaftsprüfer. Als Bilanzbuchhalter oder Head of Accounting führt er auch das Team und verantwortet den Abschluss.

Abgerechnet wird nach Tagessatz, bei uns 600 bis 1.500 € netto je nach Position, nur für geleistete Tage. Der Mindestumfang liegt bei 20 Stunden pro Woche: Darunter lohnt sich die Einarbeitung in Ihre Systeme für niemanden, und einzelne Buchungen oder ein einzelner Abschluss gehören zum Steuerberater.

Wann der Steuerberater reicht

• Sie haben kein eigenes Rechnungswesen, das Belegvolumen ist überschaubar, die Kanzlei bucht ohnehin.
• Es geht um einen einzelnen Jahresabschluss ohne Zeitnot und ohne Rückstand in der laufenden Buchhaltung.
• Sie brauchen steuerliche Beratung, eine Betriebsprüfung soll begleitet werden, Einsprüche stehen an.
• Der Bedarf liegt deutlich unter 20 Stunden pro Woche.

Wann Sie einen Interim-Buchhalter brauchen

• Ihre eigene Buchhaltung ist ausgefallen: Krankheit, Kündigung, Elternzeit, und die Fristen laufen weiter.
• Die Buchhaltung liegt mehrere Monate zurück, Voranmeldungen wurden geschätzt, die Bank will Zahlen.
• Der Abschluss muss im Haus vorbereitet werden: Konzernstruktur, Intercompany, IFRS-Zuarbeit, mehrere Gesellschaften.
• Ein Systemwechsel steht an oder liegt gerade hinter Ihnen und die Salden stimmen nicht mehr.
• Eine Stelle ist unbesetzt und die Nachbesetzung dauert, wie derzeit üblich, vier bis sechs Monate.
• Eine Betriebsprüfung ist angekündigt und die Unterlagen müssen erst aufgearbeitet werden.

In all diesen Fällen sagt die Kanzlei meist dasselbe: „Dafür haben wir gerade keine Kapazität." Das ist keine Absage an Sie, sondern eine ehrliche Beschreibung des Geschäftsmodells.

Wie beide zusammenarbeiten

Der beste Fall ist kein Entweder-oder. Der Interim-Buchhalter hält die Buchhaltung im Unternehmen auf Stand, stimmt Konten ab, erstellt Rückstellungs- und Anlagenspiegel und liefert der Kanzlei einen abschlussfertigen Stand. Der Steuerberater erstellt oder prüft den Abschluss, kümmert sich um Steuererklärungen und Gestaltung und bleibt Ansprechpartner fürs Finanzamt. Für die Kanzlei ist das angenehm: Sie muss niemanden einarbeiten, bekommt saubere Zuarbeit und spart Rückfragen. Viele unserer Einsätze starten deshalb auf Empfehlung des Steuerberaters.

Kosten im Vergleich

Kriterium	Steuerberater	Interim-Buchhalter
Abrechnung	StBVV: Monatsgebühr nach Umsatz, Gegenstandswert, Zeitgebühr	Tagessatz, nur geleistete Tage
Arbeitsort	Kanzlei	Ihr Unternehmen, vor Ort oder remote
Verfügbarkeit im Notfall	nach Kapazität der Kanzlei, oft Wochen	Profile in 24 Stunden, Start in 48 Stunden
Laufende Buchhaltung im Haus	nein, nur als Kanzleibuchführung	ja, inklusive Zahlungsverkehr und Team
Steuerliche Beratung, Vertretung	ja, Vorbehaltsaufgabe	nein
Typischer Umfang	punktuell, mandatsbezogen	ab 20 Stunden pro Woche, Wochen bis Monate

Rechenbeispiel Rückstand: Sechs Monate Finanzbuchhaltung aufarbeiten dauert mit einem erfahrenen Interim-Finanzbuchhalter rund 24 Einsatztage, zum Median 720 € also 17.280 €. Eine Kanzlei kann denselben Rückstand selten innerhalb von Wochen einschieben, und die laufenden Monate kommen in der Zwischenzeit obendrauf. Was eine unbesetzte Stelle kostet, zeigt unser Kostenvergleichs-Rechner.

Häufige Fragen

Kann der Steuerberater die laufende Buchhaltung nicht einfach mit übernehmen?

Bei kleinem Belegvolumen ja, das ist das klassische Mandat nach § 33 StBVV. Sobald ein Unternehmen eine eigene Buchhaltung mit täglichem Zahlungsverkehr, Mahnwesen, Intercompany oder mehreren Gesellschaften hat, ist die Kanzlei dafür weder ausgelegt noch kurzfristig frei. Dann braucht es jemanden im Unternehmen.

Arbeiten Interim-Buchhalter und Steuerberater gegeneinander?

Nein, in der Regel miteinander. Der Interim-Buchhalter hält die Buchhaltung im Haus auf Stand und bereitet den Abschluss vor, der Steuerberater erstellt oder prüft ihn und übernimmt die steuerliche Beratung. Die Kanzlei muss niemanden einarbeiten und bekommt saubere Zuarbeit.

Was ist günstiger: Steuerberater oder Interim-Buchhalter?

Das hängt vom Umfang ab. Für einen einzelnen Jahresabschluss oder wenige Buchungen pro Monat ist der Steuerberater günstiger und richtig. Für laufende Arbeit ab etwa 20 Stunden pro Woche, Rückstände oder Vakanzen rechnet sich der Interim-Buchhalter mit 600 bis 1.000 € pro Tag, weil er im Unternehmen arbeitet und nicht nach Gegenstandswert abrechnet.