Ab 1. Januar 2027 ist Schluss mit PDF-Rechnungen.
- 1 bis 2 passende Profile in 24 Stunden
- Start in 48 Stunden
- Nur geleistete Tage
Wir vermitteln Buchhalter, die die E-Rechnung in DATEV, SAP, Sage oder Addison schon eingeführt haben. Start in 48 Stunden, fertig vor dem Jahresabschluss.
Buchhalter mit Umstellungspraxis, Start in 48 Stunden, fertig vor dem Jahresabschluss.
Auch abends und am Wochenende📞 030 516 97 422Besser jetzt als im Januar
Im Januar laufen Jahresabschluss und E-Rechnung parallel: zwei Baustellen, ein Team.
Jede im Januar zurückgewiesene Rechnung kostet Sie einen Zahllauf.
Jetzt gestartet: Umstellung in 2 bis 4 Wochen erledigt, Testlauf noch 2026.
Was ab 2027 gilt.
Seit 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen, deren Gesamtumsatz 2026 über 800.000 € lag, für alle Umsätze an inländische Geschäftskunden E-Rechnungen ausstellen; ab dem 1. Januar 2028 gilt das für alle. Eine E-Rechnung ist eine strukturierte XML-Datei nach der Norm EN 16931, in Deutschland XRechnung oder ZUGFeRD. Ein PDF per E-Mail ist keine E-Rechnung, auch dann nicht, wenn es per Software erzeugt wurde.
Maßgeblich ist der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG, nicht nur der Umsatz mit Geschäftskunden, und der Zeitpunkt der Leistung, nicht das Rechnungsdatum. Ausgenommen bleiben Rechnungen an Privatkunden, Kleinbetragsrechnungen bis 250 €, Fahrausweise und bestimmte steuerfreie Umsätze. Alle Fristen, Ausnahmen und die Checkliste stehen im Ratgeber E-Rechnung Pflicht 2027.
Was passiert, wenn Sie ab dem Stichtag weiter PDF verschicken.
Ihr Kunde darf die Rechnung zurückweisen
Eine PDF- oder Papierrechnung an einen inländischen Geschäftskunden ist ab dem Stichtag keine ordnungsgemäße Rechnung mehr. Der Empfänger kann eine E-Rechnung nachfordern und bis dahin die Zahlung zurückhalten.
Die Zahlung verschiebt sich
Jede zurückgewiesene Rechnung läuft erneut durch Ihre Fakturierung, die Freigabe beim Kunden und dessen nächsten Zahllauf. Bei 200 Rechnungen im Monat ist das ein Liquiditätsthema, kein Formfehler.
Der Vorsteuerabzug Ihres Kunden ist gefährdet
Für den Empfänger ist die sonstige Rechnung dem Grunde nach keine Basis für den Vorsteuerabzug, bis Sie eine E-Rechnung nachliefern. Einkaufsabteilungen reagieren darauf mit Lieferantenvorgaben oder mit dem Wechsel zu einem Lieferanten, der liefert.
Großkunden und Behörden sperren Sie aus
Konzerne und öffentliche Auftraggeber verarbeiten Eingangsrechnungen automatisiert. Wer keine XRechnung oder ZUGFeRD liefert, fällt aus dem Prozess; der Bund verlangt XRechnung bereits seit 2020.
Die Betriebsprüfung fragt nach dem Prozess
Empfangene E-Rechnungen müssen im XML-Original acht Jahre unverändert aufbewahrt werden. Ein E-Mail-Postfach ohne Archiv erfüllt das nicht, und der Prüfer sieht das als Erstes.
Nachholen kostet mehr als Umstellen
Rechnungen nachträglich als E-Rechnung berichtigen, Mahnläufe anpassen, Kunden beruhigen: Dieser Aufwand kommt zum Umstellungsaufwand dazu und fällt genau dann an, wenn der Jahresabschluss läuft.
Was der Interim-Buchhalter übernimmt.
- Bestandsaufnahme Ausgangs- und Eingangsrechnungen: Rechnungsarten, Systeme, Schnittstellen, Kunden mit Sonderwünschen
- Formatentscheidung XRechnung oder ZUGFeRD, Profil, Übertragungsweg (E-Mail, Portal, Peppol)
- Stammdaten: USt-IdNr., Leitweg-ID öffentlicher Auftraggeber, Rechnungs-E-Mail-Adressen, Zahlungsbedingungen, Leistungsbeschreibungen in den Pflichtfeldern
- Konfiguration in DATEV, SAP, Dynamics, Sage, Addison oder Lexware, inklusive Validierung mit dem KoSIT-Validator
- Eingangsprozess: zentrales Rechnungspostfach, Prüfung, Freigabe, GoBD-konforme Archivierung des XML
- Testlauf mit ausgewählten Kunden und Lieferanten, Fehlerbilder bereinigen
- Schulung und Verfahrensdokumentation für Ihr Team, damit es nach dem Einsatz ohne uns läuft
Typische Ausgangslagen
- Die Rechnungen entstehen in der Warenwirtschaft oder im ERP, die Buchhaltung läuft in DATEV: zwei Systeme, zwei Umstellungen.
- Der Steuerberater bucht, aber die Ausgangsrechnungen schreibt das Unternehmen selbst in Word oder Excel.
- Das Modul ist gekauft, aber nie eingerichtet; die erste XRechnung wurde vom Kunden abgelehnt.
- Eingangsrechnungen kommen als XML, und niemand im Haus kann sie lesen oder archivieren.
700–900 € netto pro Tag
Finanz- oder Bilanzbuchhalter mit E-Rechnungs-Praxis, abgerechnet alle zwei Wochen nach geleisteten Tagen. Wie viele Tage Ihre Umstellung braucht, hängt von System, Rechnungsarten und Schnittstellen ab; das klären wir im ersten Gespräch und Sie bekommen es mit den Profilen schriftlich. Keine Vermittlungsgebühr, keine Lohnnebenkosten. Frist und Umfang vorab prüfen: E-Rechnung-Rechner.
So läuft es ab.
Anruf oder Anfrage
Wir rufen persönlich zurück, auch abends und am Wochenende, und klären in 15 Minuten Systeme, Rechnungsvolumen, Kundenanforderungen und Starttermin.
1 bis 2 passende Profile
Buchhalter, die wir persönlich kennen und die die E-Rechnung in Ihrem System bereits eingeführt haben. Davon gibt es nicht viele. Gespräch per Video, Rahmenvertrag unterschreiben.
Start
Bestandsaufnahme am ersten Tag, dann Konfiguration und Testlauf. Abrechnung nach Tagessatz alle zwei Wochen, nur geleistete Tage, keine Mindestlaufzeit.
Mindestumfang eines Interim-Einsatzes sind 20 Stunden pro Woche. Bei der E-Rechnung ist das meist ein Block für Bestandsaufnahme und Einrichtung, vor Ort oder remote, und ein zweiter Block für Testlauf und Schulung. Läuft parallel ein Jahresabschluss oder ein Rückstand, übernimmt derselbe Buchhalter beides; die Tagessätze stehen unter Tagessätze 2026.
Häufige Fragen zur E-Rechnung.
Ab wann ist die E-Rechnung Pflicht?
Empfangen müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025. Ausstellen müssen sie Unternehmen mit mehr als 800.000 € Gesamtumsatz im Jahr 2026 ab dem 1. Januar 2027, alle anderen ab dem 1. Januar 2028 (§ 27 Abs. 38 UStG). Die Pflicht gilt für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen, nicht für Privatkunden.
Wie stelle ich mein Unternehmen auf die E-Rechnung um?
In fünf Schritten: Bestandsaufnahme der Ausgangs- und Eingangsrechnungen, Format festlegen (XRechnung oder ZUGFeRD), Stammdaten und Pflichtfelder bereinigen, das Buchhaltungs- oder Fakturasystem einrichten und jede Rechnung validieren, Eingangspostfach und GoBD-Archiv aufsetzen, dann Testlauf mit Kunden und Schulung. projektbuchhalter.de vermittelt dafür Interim-Buchhalter, die die E-Rechnung in DATEV, SAP, Dynamics, Sage oder Addison schon eingeführt haben; Start in 48 Stunden, fertig in zwei bis vier Wochen.
Reicht eine PDF-Rechnung 2027 noch?
Nur, wenn Ihr Gesamtumsatz 2026 höchstens 800.000 € betrug und der Empfänger dem PDF zustimmt. Liegt der Umsatz darüber, ist eine PDF-Rechnung an Geschäftskunden ab 2027 keine ordnungsgemäße Rechnung mehr. Eine E-Rechnung ist eine strukturierte XML-Datei nach EN 16931, etwa XRechnung oder ZUGFeRD; ein PDF allein erfüllt das nicht.
Was passiert, wenn ich ab 2027 keine E-Rechnung ausstelle?
Ihr Kunde darf die Rechnung zurückweisen und eine E-Rechnung nachfordern, die Zahlung verschiebt sich, und sein Vorsteuerabzug ist bis zur Nachlieferung gefährdet. Großkunden und öffentliche Auftraggeber verarbeiten Eingangsrechnungen automatisiert und nehmen Lieferanten ohne E-Rechnung aus dem Prozess. In der Betriebsprüfung wird der Rechnungsprozess Thema.
Wie lange dauert die Umstellung auf die E-Rechnung?
Mit einem Buchhalter, der die E-Rechnung schon eingeführt hat, inklusive Testlauf zwei bis vier Wochen, je nach System und Rechnungsvolumen. Ein Team ohne Vorerfahrung braucht erfahrungsgemäß das Anderthalb- bis Doppelte, und das Tagesgeschäft bleibt in der Zeit liegen. Wer im November startet, ist vor dem Jahresabschluss fertig.
Was kostet die Umstellung mit einem Interim-Buchhalter?
Interim-Finanz- und Bilanzbuchhalter liegen bei 700 bis 900 € pro Tag, abgerechnet nach geleisteten Tagen. Wie viele Tage Ihre Umstellung braucht, hängt von System, Rechnungsarten und Schnittstellen ab; das klären wir im ersten Gespräch und Sie bekommen es mit den Profilen schriftlich.
Wer hilft bei der Umstellung auf die E-Rechnung?
Software-Anbieter liefern das Modul, der Steuerberater prüft die Pflichtangaben, aber die Einrichtung im Unternehmen muss jemand machen, der Buchhaltung und Format kennt. projektbuchhalter.de ist ein Anbieter für Interim-Buchhalter in Deutschland und stellt Ihnen innerhalb von 24 Stunden 1 bis 2 Buchhalter vor, die die E-Rechnung in Ihrem System bereits eingeführt haben.
Welche Formate gelten als E-Rechnung?
Alle Formate, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. In Deutschland sind das vor allem XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (PDF mit eingebettetem XML). Bei ZUGFeRD zählt der XML-Teil; das sichtbare PDF ist nur die Lesefassung. Andere Formate sind zulässig, wenn sie sich vollständig und richtig in die Norm überführen lassen, etwa EDI-Verfahren mit entsprechender Vereinbarung.
Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD ist ein hybrides E-Rechnungsformat: ein PDF/A-3, in das eine XML-Datei nach EN 16931 eingebettet ist. Der Empfänger sieht eine normale Rechnung, sein System liest das XML. Die aktuelle Version 2.5.2 gilt seit dem 1. September 2026 und ist technisch identisch mit dem französischen Factur-X. Für die E-Rechnungspflicht gelten die Profile BASIC, EN 16931, EXTENDED und XRECHNUNG; MINIMUM und BASIC WL reichen nicht. ZUGFeRD ist für Rechnungen an Geschäftskunden das übliche Format.
Was ist XRechnung?
XRechnung ist der Standard der deutschen öffentlichen Verwaltung: eine reine XML-Datei nach EN 16931 ohne Bildteil, gepflegt von der KoSIT. Rechnungen an Bund, Länder und viele Kommunen müssen als XRechnung mit Leitweg-ID eingereicht werden, über die Portale ZRE und OZG-RE oder über Peppol. An Geschäftskunden ist XRechnung zulässig, aber ohne Anzeigeprogramm nicht lesbar; deshalb nutzen viele Unternehmen dort ZUGFeRD. Gültig ist Version 3.0, Version 4.0 ist für 2027 angekündigt.
Brauche ich Peppol?
Peppol ist kein Rechnungsformat, sondern ein Übertragungsnetz mit eigenem Format (Peppol BIS Billing 3.0). Sie brauchen es nur, wenn Kunden die Rechnung über Peppol verlangen, meist Behörden, Konzerne oder ausländische Abnehmer. Für die Pflicht ab 2027 reicht der Versand per E-Mail. Ob Peppol nötig ist, klärt die Bestandsaufnahme der Kundenanforderungen; das richten die vermittelten Buchhalter im selben Einsatz ein.