Nach dem Closing hat die Buchhaltung eines Portfoliounternehmens drei neue Pflichten: ein Monats-Package zum festen Arbeitstag, Covenant-Meldungen an die Banken und eine rollierende Liquiditätsvorschau. In den ersten 30 Tagen geht es um Bestandsaufnahme und die buchhalterische Abbildung der Transaktion (neue Gesellschafter, Finanzierung, Transaktionskosten), in den Tagen 31 bis 60 um den Aufbau des Packages mit Fast-Close-Routinen, in den Tagen 61 bis 100 um Stabilisierung, Dokumentation und Prüfungsfähigkeit. Wer dafür keine Leute hat, holt einen Interim-Bilanzbuchhalter oder Head of Accounting mit PE-Erfahrung, bevor das erste Package fällig ist.
Am Tag nach dem Closing sieht die Buchhaltung aus wie am Tag davor: dieselben Leute, dasselbe System, dieselben Belege. Was sich geändert hat, ist der Empfänger der Zahlen. Ein Private-Equity-Fonds, ein Family Office oder eine Beteiligungsgesellschaft führt das Unternehmen über Kennzahlen, die pünktlich, vergleichbar und belastbar sein müssen; die finanzierende Bank will Covenants sehen; das Deal-Team will wissen, ob der Business Case hält. Die ersten 100 Tage entscheiden, ob die Buchhaltung dafür zur Datenquelle wird oder zum Engpass. Dieser Ratgeber beschreibt, was in dieser Zeit zu tun ist, aus Sicht der Buchhaltung, nicht des Deal-Teams.
| Vor dem Closing | Nach dem Closing | Folge für die Buchhaltung | |
|---|---|---|---|
| Monatsabschluss | irgendwann im Folgemonat, für die Geschäftsführung | Package am fünften bis zehnten Arbeitstag, für Fonds und Beirat | Fast Close: Vorarbeiten vor Monatsende, feste Abgrenzungsregeln |
| Kennzahlen | Umsatz, Ergebnis, Bankstand | EBITDA mit Bereinigungen, Nettoverschuldung, Working Capital, Cash Conversion, KPIs des Business Case | Kontenrahmen und Kostenstellen müssen die Kennzahlen ohne Nacharbeit liefern |
| Banken | Kontokorrent, Jahresabschluss einmal im Jahr | Akquisitionsfinanzierung mit Covenants, Compliance Certificates, Informationspflichten | Covenant-Rechnung nach Kreditvertrag, Fristen im Kalender |
| Liquidität | Blick aufs Konto | 13-Wochen-Vorschau, wöchentlich aktualisiert | Debitoren, Kreditoren und Zahlungsläufe liefern Eingangsdaten |
| Struktur | eine oder wenige Gesellschaften | Erwerbergesellschaften, Gesellschafterdarlehen, Management-Beteiligung, später Add-ons | Intercompany, Konsolidierung, mehr Abschlüsse |
Kaufpreisallokation: Die Verteilung des Kaufpreises auf Vermögenswerte und Firmenwert (PPA) findet im Konzernabschluss des Erwerbers statt, nicht im Einzelabschluss des Portfoliounternehmens. Die Buchhaltung des Unternehmens liefert dafür die Daten (Anlagenverzeichnis, Kundenlisten, Vertragsbestände, Bestände), ändert aber ihre eigenen Buchwerte nicht; Push-down ist nach HGB nicht vorgesehen.
Ein Abschluss in fünf Arbeitstagen entsteht nicht durch Überstunden in der ersten Woche, sondern durch Arbeit vor dem Monatsende: Abgrenzungen für Mieten, Versicherungen, Leasing und Boni als Standardbuchungen, Rückstellungen nach festen Berechnungsregeln, Cut-off für Eingangsrechnungen mit Schätzung der fehlenden, Lohnbuchung aus der Abrechnung, Bestandsbewertung nach festem Verfahren, Bankabstimmung täglich. Dazu ein Abschlussplan mit Zuständigen und Zeiten, der jeden Monat gleich abläuft. Wie das im Detail geht, steht im Ratgeber Monatsabschluss beschleunigen.
GuV, Bilanz und Cashflow in der Vorlage des Fonds; Brücke zum Budget und zum Vorjahr; EBITDA-Bereinigungen einzeln aufgeführt und belegt; Working-Capital-Kennzahlen (Forderungslaufzeit, Lagerreichweite, Lieferantenziel); Nettoverschuldung nach Definition des Kreditvertrags. Die Kommentierung erklärt Abweichungen in Sätzen, die ein Beirat ohne Rückfrage versteht. Was geschätzt wurde, steht dabei.
Die Covenant-Rechnung folgt dem Kreditvertrag, nicht dem HGB: Definitionen von EBITDA, Nettoverschuldung und Zinsaufwand stehen dort, mit allen Bereinigungen. Berechnung, Nachweis und Compliance Certificate gehören in den Abschlusskalender; Headroom wird mitberichtet. Die 13-Wochen-Liquiditätsvorschau wird wöchentlich aus offenen Posten, Zahlungsplänen, Lohn, Steuern und Zinsen fortgeschrieben; die Buchhaltung liefert die Eingangsdaten, Treasury oder CFO die Steuerung.
Aus der Praxis: Der Fonds erwartet das Package am fünften Arbeitstag zu 98 Prozent richtig, nicht am fünfzehnten zu 100 Prozent. Wer Perfektion vor Pünktlichkeit stellt, verliert das Vertrauen des Beirats schneller als durch eine dokumentierte Schätzung.
In Portfoliounternehmen ist Interim üblich, weil eine Lücke im Rechnungswesen direkt das Reporting an Investoren und Banken trifft. Typische Einsätze: Bilanzbuchhalter für Abschlusskalender und Package in den ersten Monaten, Head of Accounting auf Zeit nach dem Weggang der Leitung, Konzernbuchhalter für Konsolidierung und IFRS-Package bei internationalen Fonds, Buchhalter für die Integration von Add-ons. Was dafür passt und was es kostet, steht unter Interim-Buchhalter für Portfoliounternehmen.
Der Rhythmus und die Form: ein Monats-Package zu einem festen Arbeitstag mit festen Kennzahlen, Covenant-Berechnungen für die Banken, eine rollierende Liquiditätsvorschau und Vergleichbarkeit über alle Beteiligungen des Fonds. Inhaltlich kommen neue Finanzierung, Transaktionskosten, Management-Beteiligung und oft eine neue Konzernstruktur dazu.
Der monatliche Bericht des Portfoliounternehmens an den Fonds: GuV, Bilanz, Cashflow, Kennzahlen, Brücke zu Budget und Vorjahr, Kommentierung der Abweichungen, meist in einer Vorlage des Fonds oder einem Konsolidierungstool. Üblich ist die Lieferung zwischen dem fünften und zehnten Arbeitstag nach Monatsende.
Kennzahlen, die der Kreditvertrag vorgibt, etwa Verschuldungsgrad (Nettoverschuldung zu EBITDA) oder Zinsdeckung. Sie werden aus dem Abschluss berechnet und der Bank in festen Abständen mit einem Compliance Certificate gemeldet. Die Buchhaltung liefert die Zahlen so, dass die Definitionen des Kreditvertrags eingehalten werden, inklusive der dort vereinbarten Bereinigungen.
So schnell, wie es der Abschlusskalender des Fonds verlangt, meist innerhalb von fünf bis zehn Arbeitstagen. Das erreicht man nicht durch mehr Tempo am Monatsende, sondern durch Vorarbeiten vorher: standardisierte Abgrenzungen, Cut-off-Regeln, Kontenabstimmung während des Monats, klare Zuständigkeiten.
Wenn nach dem Closing Schlüsselpersonen gehen, wenn das erste Package nicht aus eigener Kraft pünktlich zu schaffen ist, bei Add-on-Integrationen und Carve-outs und in der Exit-Vorbereitung. Über projektbuchhalter.de erhalten Sie innerhalb von 24 Stunden 1 bis 2 Profile von Buchhaltern mit PE-Erfahrung, Start in 48 Stunden.
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Dieser Ratgeber beschreibt die Praxis der Buchhaltung in PE-geführten Unternehmen und ersetzt keine rechtliche, steuerliche oder Prüfungsberatung.
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