ZUGFeRD und XRechnung sind die beiden E-Rechnungsformate, die in Deutschland praktisch jedes System erzeugt. Beide erfüllen die Norm EN 16931 und damit die Pflicht ab 2027. ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebettetem XML und das übliche Format für Geschäftskunden; XRechnung ist reines XML und für Behörden Pflicht. Peppol ist kein Format, sondern ein Übertragungsweg. Sie müssen sich nicht für eines entscheiden: Die Wahl hängt am Kunden und wird im Kundenstamm hinterlegt. Entscheidend ist, dass Profil, Pflichtfelder und Versandweg stimmen; ein falsches Profil ist keine E-Rechnung.
| Format | Aufbau | Typischer Einsatz |
|---|---|---|
| ZUGFeRD FeRD (AWV e. V.), Version 2.5.2 seit 1. September 2026, identisch mit Factur-X 1.09.2 | PDF/A-3 mit eingebettetem XML (UN/CEFACT CII). Ohne Zusatzprogramm lesbar, das XML ist das rechtlich maßgebliche Original. | Rechnungen an Geschäftskunden; über das Profil XRECHNUNG auch an Behörden. Versand meist per E-Mail. |
| XRechnung KoSIT, Version 3.0 (Spezifikation 3.0.2), Version 4.0 als Vorversion seit September 2026 | Reine XML-Datei (UBL oder CII), kein Bildteil, Anzeigeprogramm nötig. Deutsche Konkretisierung der EN 16931 mit Leitweg-ID. | Pflicht bei Bund, Ländern und vielen Kommunen (Portale ZRE und OZG-RE, Peppol). An Geschäftskunden zulässig. |
| Peppol OpenPeppol, Format Peppol BIS Billing 3.0 | Übertragungsnetz mit Zugangspunkten (Access Points) und Peppol-ID je Teilnehmer; die Rechnung läuft als UBL-XML nach EN 16931 durch das Netz. | Behörden, Konzerne, grenzüberschreitender Rechnungsaustausch. Für die Pflicht ab 2027 nicht erforderlich. |
Alle drei beruhen auf derselben europäischen Norm EN 16931, die festlegt, welche Angaben eine E-Rechnung enthält und wie sie strukturiert sind. Das Bundesfinanzministerium nennt XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 ausdrücklich als zulässige Formate; andere Formate sind erlaubt, wenn sie sich vollständig in die Norm überführen lassen. Was genau ab wann Pflicht ist, steht im Artikel E-Rechnung Pflicht 2027.
Eine ZUGFeRD-Rechnung sieht aus wie jede andere PDF-Rechnung. Der Unterschied steckt im Inneren: Die Datei ist ein PDF/A-3, und darin liegt eine XML-Datei mit allen Rechnungsdaten in der Struktur der EN 16931. Ihr Kunde öffnet das PDF und liest es; sein Buchhaltungssystem zieht das XML heraus und bucht ohne Abtippen. Deshalb ist ZUGFeRD für den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen das meistgenutzte Format.
Zwei Dinge sollten Sie wissen. Erstens: Das XML ist das Original. Weichen PDF und XML voneinander ab, gilt das XML. Ein Layoutfehler im PDF ist harmlos, ein falscher Betrag im XML nicht. Zweitens: Nicht jedes ZUGFeRD ist eine E-Rechnung. ZUGFeRD kennt mehrere Profile mit unterschiedlichem Datenumfang:
| Profil | Erfüllt die Pflicht? | Einsatz |
|---|---|---|
| MINIMUM | Nein | Nur Kopfdaten, keine Positionen; Buchungshilfe, keine Rechnung im Sinne des UStG. |
| BASIC WL | Nein | Ohne Positionsdaten („without lines"); laut BMF nicht ausreichend. |
| BASIC | Ja | Einfache Rechnungen mit Positionen, Teilmenge der EN 16931. |
| EN 16931 (früher COMFORT) | Ja | Vollständige Kernrechnung nach Norm; der Standard für Geschäftskunden und die sichere Wahl. |
| EXTENDED | Ja | Zusatzfelder für Industrie und Handel (mehrere Lieferorte, Rabattstaffeln, Verpackung). Empfänger muss das Profil verarbeiten können. |
| XRECHNUNG | Ja | XRechnung-Inhalt im ZUGFeRD-Container, für Behörden, die PDF und XML zusammen akzeptieren. |
Die Version spielt für die Pflicht eine kleinere Rolle als das Profil: Ab 2.0.1 ist ZUGFeRD zulässig, ältere Dateien bleiben lesbar. Trotzdem sollte Ihr System die aktuelle Version erzeugen, weil Codelisten und Prüfregeln halbjährlich an die Norm angepasst werden; FeRD hat für Herbst 2026 eine weitere Version mit Unterstützung für Bruttorechnungen angekündigt.
XRechnung ist die deutsche Ausprägung der EN 16931 für die öffentliche Verwaltung. Seit dem 27. November 2020 müssen Lieferanten des Bundes ihre Rechnungen als XRechnung einreichen, über die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) oder die OZG-Rechnungseingangsplattform (OZG-RE), per Upload, E-Mail oder Peppol. Die Länder haben eigene Regelungen, viele Kommunen folgen. Pflichtangabe ist die Leitweg-ID, mit der die Behörde die Rechnung intern zuordnet; ohne gültige Leitweg-ID wird die Rechnung abgewiesen.
Eine XRechnung enthält keinen Bildteil. Wer sie ansehen will, braucht ein Anzeigeprogramm oder ein System, das das XML darstellt. Für Rechnungen an Geschäftskunden ist XRechnung zulässig, in der Praxis aber unbeliebt, weil der Sachbearbeiter beim Kunden eine XML-Datei nicht ohne Weiteres lesen kann. Deshalb schicken die meisten Unternehmen XRechnung an Behörden und ZUGFeRD an Geschäftskunden.
Zur Version: Gültig ist XRechnung 3.0 (Spezifikation 3.0.2), nach Angaben der KoSIT mindestens bis zum 31. Juli 2027. Die Version 4.0 setzt die überarbeitete Norm EN 16931-1:2026 um, ist nicht abwärtskompatibel und liegt seit dem 15. September 2026 als Vorversion vor; das Produktivpaket ist für das Frühjahr 2027 angekündigt. Für die Umstellung 2026/2027 heißt das: mit 3.0 starten und beim Softwareanbieter nachfragen, wann 4.0 unterstützt wird.
Peppol wird oft in einem Atemzug mit ZUGFeRD und XRechnung genannt, ist aber etwas anderes: ein europäisches Netz für den Austausch elektronischer Dokumente. Sender und Empfänger sind über zertifizierte Zugangspunkte (Access Points) angeschlossen und über eine Peppol-ID adressierbar; die Rechnung läuft im Format Peppol BIS Billing 3.0, einem UBL-XML nach EN 16931, von Zugangspunkt zu Zugangspunkt, mit Empfangsbestätigung. In Deutschland nehmen Bund und einige Länder XRechnungen über Peppol an; im Geschäftsverkehr nutzen es vor allem Konzerne und Unternehmen mit Kunden im Ausland.
Für die Pflicht ab 2027 brauchen Sie Peppol nicht. Eine E-Mail mit XRechnung- oder ZUGFeRD-Datei erfüllt das Gesetz. Peppol wird relevant, wenn ein Kunde es verlangt oder wenn Sie das Abtippen von Eingangsrechnungen und den Versand per E-Mail durch einen Kanal ersetzen wollen, der Zustellung bestätigt. Die Zahl der Suchanfragen zu Peppol hat sich 2026 vervielfacht; ob es für Ihr Unternehmen sinnvoll ist, zeigt die Bestandsaufnahme Ihrer Kundenanforderungen.
Die Frage „ZUGFeRD oder XRechnung" stellt sich in der Praxis selten als Entweder-oder. Die Systeme können beides; die Entscheidung fällt je Kundengruppe und wird im Kundenstamm hinterlegt:
Für den Eingang gilt das Gleiche umgekehrt: Ihr Rechnungspostfach muss XRechnung und ZUGFeRD lesen können, weil Ihre Lieferanten beides schicken werden.
| System | Formate | Wo es eingestellt wird |
|---|---|---|
| DATEV | XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0 in DATEV Auftragswesen next (Zusatzmodul zu Unternehmen online) und in DATEV Auftragswesen der Mittelstand-Programme; für bis zu zehn Rechnungen im Monat die Online-Lösung DATEV E-Rechnungsschreibung. | Kundenstamm (Format, Leitweg-ID, TRAFFIQX-ID für die DATEV E-Rechnungsplattform), Beleglayout, Übergabe an Belege online. |
| Lexware | Lexware Office erstellt ab Tarif M ZUGFeRD und XRechnung; bei einem Kontakt vom Typ Firma automatisch ZUGFeRD, XRechnung bei hinterlegter Leitweg-ID. Die Desktop-Programme (faktura+auftrag, warenwirtschaft, financial office) erzeugen XRechnung und ZUGFeRD über den Dienst Lexware eRechnung. | Einstellungen, E-Rechnung aktivieren (Admin-Rechte), Kontaktdaten des Kunden. |
| Sage | Sage 100 versendet und importiert XRechnung und ZUGFeRD über das E-Rechnungs-Modul (Empfang ab Version 9.0.8); Sage 50 erzeugt ZUGFeRD-Rechnungen als PDF/A, die Auftragssoftware auch XRechnung; Sage 50 Handwerk über das Modul e-Rechnung. | Kundenstamm (Ausgabeform der E-Rechnung je Kunde), Belegdruck und E-Mail-Versand. |
| SAP | SAP Document and Reporting Compliance (DRC) mit dem eDocument Cockpit für SAP ECC, S/4HANA und S/4HANA Cloud: Versand per E-Mail als ZUGFeRD beziehungsweise CII-XML oder über das Peppol-Netz als XRechnung; Empfang entsprechend. Eigene Lizenz, Einrichtung je Buchungskreis. | Customizing DRC, Stammdaten der Debitoren (Rechnungsweg, Leitweg-ID, Peppol-ID), Mapping der Pflichtfelder, Test im Qualitätssystem. |
Stand November 2026; Tarife, Versionen und Modulnamen ändern sich. Prüfen Sie die Angaben für Ihre Version beim Anbieter. Wie die Einrichtung im Einzelnen läuft, steht im Artikel E-Rechnung erstellen in DATEV, Lexware, Sage und SAP.
Wer das im Unternehmen einstellt: Der Softwareanbieter liefert das Modul, der Steuerberater prüft die Pflichtangaben, aber Profil, Kundenstamm, Validierung und Testlauf muss jemand einrichten, der Buchhaltung und Format kennt. projektbuchhalter.de stellt Ihnen innerhalb von 24 Stunden 1 bis 2 Interim-Buchhalter vor, die XRechnung und ZUGFeRD in Ihrem System schon eingeführt haben: Passende Kandidaten erhalten, Start in 48 Stunden, fertig in zwei bis vier Wochen.
ZUGFeRD ist ein hybrides E-Rechnungsformat: eine PDF/A-3-Datei, in die eine XML-Datei nach der Norm EN 16931 eingebettet ist. Der Empfänger sieht eine normale Rechnung, sein System liest das XML. Gepflegt wird es vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD); die aktuelle Version 2.5.2 gilt seit dem 1. September 2026 und ist technisch identisch mit dem französischen Factur-X 1.09.2. Für die E-Rechnungspflicht sind die Profile BASIC, EN 16931, EXTENDED und XRECHNUNG geeignet, MINIMUM und BASIC WL nicht.
XRechnung ist der Standard der deutschen öffentlichen Verwaltung für E-Rechnungen: eine reine XML-Datei nach EN 16931 ohne Bildteil, herausgegeben von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT). Rechnungen an Bund, Länder und viele Kommunen müssen als XRechnung mit Leitweg-ID eingereicht werden. Gültig ist Version 3.0 (Spezifikation 3.0.2); Version 4.0 liegt seit September 2026 als Vorversion vor und soll 2027 produktiv werden.
Beide transportieren dieselben Rechnungsdaten nach EN 16931. ZUGFeRD verpackt das XML in ein PDF, das jeder lesen kann; XRechnung ist nur das XML und braucht ein Anzeigeprogramm. XRechnung ist für Behörden Pflicht, ZUGFeRD ist bei Geschäftskunden üblich. Technisch kann ZUGFeRD im Profil XRECHNUNG sogar eine XRechnung enthalten. Beide Formate erfüllen die E-Rechnungspflicht ab 2027.
Nach den FAQ des Bundesfinanzministeriums gilt ZUGFeRD ab Version 2.0.1 als E-Rechnung, mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC WL, weil dort umsatzsteuerliche Pflichtangaben fehlen. Geeignet sind BASIC, EN 16931 (früher COMFORT), EXTENDED und XRECHNUNG. Im Zweifel wählen Sie EN 16931; es ist der Standard, den alle gängigen Systeme lesen.
Peppol ist kein Rechnungsformat, sondern ein Übertragungsnetz mit eigenem Format (Peppol BIS Billing 3.0). Sie brauchen es nur, wenn Kunden die Rechnung über Peppol verlangen; das sind vor allem Behörden, Konzerne und ausländische Abnehmer. Für die Pflicht ab 2027 reicht der Versand einer XRechnung oder ZUGFeRD-Datei per E-Mail. Ob Peppol nötig ist, klärt die Bestandsaufnahme Ihrer Kundenanforderungen.
ZUGFeRD im Profil EN 16931, solange der Kunde nichts anderes verlangt. Es ist lesbar, wird von DATEV, Lexware, Sage, SAP und den meisten Fakturaprogrammen erzeugt und gelesen, und Sie brauchen kein Portal. Großkunden mit eigener Lieferantenvorgabe und Behörden geben das Format vor; dafür hinterlegen Sie es im Kundenstamm. Wer das einstellt und testet, beschreibt der Artikel E-Rechnung erstellen; projektbuchhalter.de vermittelt dafür Interim-Buchhalter mit Umstellungspraxis.
Dieser Artikel ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Für Ihren Einzelfall fragen Sie Ihren Steuerberater.
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