Offenlegung bis 31. Dezember: Jahresabschluss 2025 noch nicht fertig?

Wer offenlegen muss

Offenlegungspflichtig sind Kapitalgesellschaften (GmbH, UG, AG, SE, KGaA) und Personengesellschaften ohne natürliche Person als Vollhafter, allen voran die GmbH & Co. KG (§ 264a HGB), außerdem Genossenschaften und große Unternehmen anderer Rechtsform nach dem Publizitätsgesetz. Nicht betroffen sind Einzelunternehmen, OHG und KG mit einer natürlichen Person als persönlich haftendem Gesellschafter. Die Pflicht gilt unabhängig davon, ob das Unternehmen Umsatz hatte; auch eine ruhende GmbH muss einreichen.

Die Fristen

Schritt	Frist	Grundlage
Aufstellung des Jahresabschlusses	Kleine Kapitalgesellschaften innerhalb von sechs Monaten, übrige innerhalb von drei Monaten nach Geschäftsjahresende	§ 264 Abs. 1 HGB
Feststellung durch die Gesellschafter	GmbH: kleine innerhalb von elf Monaten, übrige innerhalb von acht Monaten nach Geschäftsjahresende	§ 42a Abs. 2 GmbHG
Offenlegung beim Unternehmensregister	Zwölf Monate nach dem Bilanzstichtag; Geschäftsjahr 2025 also bis 31. Dezember 2026. Kapitalmarktorientierte Gesellschaften: vier Monate	§ 325 Abs. 1a und Abs. 4 HGB

Seit dem 1. August 2022 werden Jahresabschlüsse nicht mehr beim Bundesanzeiger, sondern bei der Stelle eingereicht, die das Unternehmensregister führt. Die Übermittlung läuft über die Publikations-Plattform des Betreibers; dort braucht die Gesellschaft ein Konto und eine einmalige Identifikation. Wer das zum ersten Mal macht, sollte dafür eine Woche einplanen, nicht einen Nachmittag am 30. Dezember.

Was Sie je Größenklasse einreichen

Die Größenklasse bestimmt den Umfang. Maßgeblich sind die Schwellenwerte nach §§ 267 und 267a HGB in der seit dem Geschäftsjahr 2024 geltenden Fassung; eine Gesellschaft wechselt die Klasse, wenn sie zwei der drei Merkmale an zwei aufeinanderfolgenden Stichtagen über- oder unterschreitet.

Größenklasse	Schwellen (zwei von drei)	Einzureichen	Form
Kleinstkapitalgesellschaft	Bilanzsumme bis 450.000 €, Umsatz bis 900.000 €, bis 10 Mitarbeiter	Bilanz; der Anhang entfällt, wenn die Angaben unter der Bilanz stehen	Hinterlegung (nicht öffentlich abrufbar, nur auf Antrag)
Kleine Kapitalgesellschaft	Bilanzsumme bis 7,5 Mio. €, Umsatz bis 15 Mio. €, bis 50 Mitarbeiter	Bilanz und Anhang, keine Gewinn- und Verlustrechnung, kein Lagebericht	Offenlegung
Mittelgroße Kapitalgesellschaft	Bilanzsumme bis 25 Mio. €, Umsatz bis 50 Mio. €, bis 250 Mitarbeiter	Bilanz (mit Erleichterungen), Gewinn- und Verlustrechnung, Anhang, Lagebericht, Bestätigungsvermerk, Ergebnisverwendung	Offenlegung
Große Kapitalgesellschaft	über den Werten für mittelgroße	Vollständiger Jahresabschluss mit Lagebericht und Bestätigungsvermerk	Offenlegung

Für die Frist spielt die Klasse keine Rolle, für den Aufwand schon: Eine kleine GmbH braucht am Jahresende eine saubere Bilanz und einen Anhang, keine prüfbare Gewinn- und Verlustrechnung. Das ist in vielen Fällen der Unterschied zwischen „schaffen wir" und „schaffen wir nicht".

So läuft das Ordnungsgeldverfahren

Das Bundesamt für Justiz überwacht die Offenlegung elektronisch. Nach dem 31. Dezember gleicht es ab, welche Gesellschaften nichts oder Unvollständiges eingereicht haben, und leitet von Amts wegen das Verfahren nach § 335 HGB ein; eine Mahnung gibt es nicht. Der Ablauf:

1. Androhungsverfügung. Die Geschäftsführer, oft zusätzlich die Gesellschaft, erhalten die Androhung eines Ordnungsgelds mit einer Nachfrist von sechs Wochen. Die Verfahrenskosten von 103,50 € fallen mit der Androhung an, auch wenn später fristgerecht eingereicht wird.
2. Einreichung in der Nachfrist. Wer in den sechs Wochen vollständig liefert, zahlt kein Ordnungsgeld, nur die Kosten.
3. Festsetzung. Läuft die Nachfrist ohne Einreichung ab, wird das Ordnungsgeld festgesetzt, mindestens 2.500 €, höchstens 25.000 €, und zugleich ein neues, höheres Ordnungsgeld angedroht. Das wiederholt sich, bis die Unterlagen vorliegen. Wer nach der Nachfrist doch noch einreicht, bekommt den Betrag herabgesetzt: auf 500 € bei Kleinstkapitalgesellschaften mit Hinterlegung, 1.000 € bei kleinen, 2.500 € bei den übrigen, bei geringfügiger Verspätung auch darunter (§ 335 Abs. 4 HGB).
4. Vollstreckung. Nicht gezahlte Ordnungsgelder und Kosten werden vollstreckt. Ein Einspruch hilft nur bei Fehlern im Verfahren, nicht mit dem Argument, der Steuerberater sei überlastet gewesen; Beschwerden zum Landgericht Bonn bleiben nach Angaben des Bundesamts in der großen Mehrzahl erfolglos.

Zwei Dinge unterschätzen viele Geschäftsführer: Das Verfahren richtet sich gegen sie persönlich als Mitglieder des Vertretungsorgans, und es greift ebenso bei unvollständigen Unterlagen, etwa wenn der Anhang fehlt oder die falsche Größenklasse angegeben wurde.

Warum der Abschluss im November noch nicht steht

In den Fällen, die bei uns landen, ist selten der Steuerberater das Problem, sondern das, was er bekommt. Typische Ursachen: Die Buchhaltung hängt seit dem Sommer hinterher, weil die Stelle unbesetzt oder jemand ausgefallen ist. Konten sind nicht abgestimmt, offene Posten stapeln sich, die Anlagenbuchhaltung wurde seit dem letzten Abschluss nicht gepflegt. Bei Gruppen fehlen Intercompany-Abstimmungen. Oder der Abschluss 2024 ist erst im Sommer fertig geworden, und 2025 hat deshalb nie angefangen. Wie Sie einen Rückstand aufarbeiten, beschreibt der Notfallplan bei Rückstand.

So bekommen Sie den Abschluss bis Jahresende fertig

1. Bestandsaufnahme in zwei Tagen. Welche Monate sind gebucht, welche Konten abgestimmt, was fehlt dem Steuerberater konkret? Größenklasse bestimmen: Für eine kleine GmbH reichen Bilanz und Anhang.
2. Reihenfolge festlegen. Erst laufende Buchhaltung bis Dezember 2025 abschließen, dann Bank, Kasse, Debitoren und Kreditoren abstimmen, dann Anlagen, Abgrenzungen, Rückstellungen, zum Schluss Steuern und Anhangangaben.
3. Steuerberater oder Prüfer einbinden. Termin für die Übergabe vereinbaren und einhalten; die Kanzleien sind im Dezember voll. Klären, wer die Einreichung beim Unternehmensregister übernimmt und wer das Konto auf der Publikations-Plattform hat.
4. Feststellung vorbereiten. Gesellschafterbeschluss terminieren. Reicht die Zeit nicht, den nicht festgestellten Abschluss mit Hinweis einreichen (§ 328 Abs. 1a HGB) und nach der Feststellung nachreichen.
5. Kapazität holen, wenn das Team sie nicht hat. Ein Interim-Bilanzbuchhalter, der Jahresabschlüsse in Ihrem System schon erstellt hat, startet in 48 Stunden und arbeitet den Abschluss in Wochen ab, nicht in Monaten. Den Ablauf beschreibt der 6-Wochen-Plan für den Jahresabschluss, den Einsatz die Seite Jahresabschluss erstellen lassen.

Wenn die Frist schon verstrichen ist

Sofort einreichen, notfalls den noch nicht festgestellten Abschluss mit Hinweis, und die Androhungsverfügung nicht abwarten: Liegt die Offenlegung vor, bevor das Bundesamt die Androhung verschickt, gibt es kein Verfahren und keine Kosten. Ist die Verfügung schon zugestellt, zählt die Sechs-Wochen-Frist ab Zustellung; Einreichung in dieser Frist heißt kein Ordnungsgeld, nur 103,50 € Kosten. Danach sollten Sie den Abschluss 2026 früher anfangen: Die Feststellungsfrist für kleine GmbHs läuft am 30. November 2027 ab, die Offenlegung am 31. Dezember 2027.

Häufige Fragen

Bis wann muss der Jahresabschluss 2025 offengelegt werden?

Spätestens zwölf Monate nach dem Bilanzstichtag (§ 325 Abs. 1a HGB). Bei Geschäftsjahr gleich Kalenderjahr also bis zum 31. Dezember 2026, elektronisch bei der Stelle, die das Unternehmensregister führt. Kapitalmarktorientierte Gesellschaften haben nur vier Monate. Die Frist ist für alle Größenklassen gleich.

Was passiert, wenn der Jahresabschluss nicht fristgerecht offengelegt wird?

Das Bundesamt für Justiz prüft nach Fristablauf automatisiert, ob die Unterlagen eingegangen sind, und leitet ohne Mahnung ein Ordnungsgeldverfahren nach § 335 HGB ein: Es droht ein Ordnungsgeld an und setzt eine Nachfrist von sechs Wochen. Wer in dieser Frist einreicht, zahlt kein Ordnungsgeld, nur die Verfahrenskosten von 103,50 €. Wer nicht einreicht, bekommt das Ordnungsgeld festgesetzt, mindestens 2.500 €, und zugleich ein höheres angedroht; das wiederholt sich, bis die Unterlagen vorliegen.

Wie hoch ist das Ordnungsgeld?

Mindestens 2.500 € und höchstens 25.000 € je Festsetzung (§ 335 Abs. 1 HGB), dazu Verfahrenskosten von 103,50 €. Wer in der sechswöchigen Nachfrist nach der Androhung einreicht, zahlt kein Ordnungsgeld, nur die Kosten. Wer die Nachfrist versäumt, aber die Offenlegung nachholt, bekommt das Ordnungsgeld auf 500 € (Kleinstkapitalgesellschaften mit Hinterlegung), 1.000 € (kleine Kapitalgesellschaften) oder 2.500 € herabgesetzt, bei geringfügiger Verspätung auch darunter (§ 335 Abs. 4 HGB). Das Verfahren richtet sich gegen die Geschäftsführer persönlich und kann zusätzlich gegen die Gesellschaft geführt werden.

Gibt es 2026 wieder eine Schonfrist?

Für den Jahresabschluss 2024 hat das Bundesamt für Justiz vor Mitte März 2026 keine Ordnungsgeldverfahren eingeleitet; Berufsverbände und Berater gingen davon aus, dass das die letzte dieser Erleichterungen aus der Corona-Zeit war. Für den Abschluss 2025 ist nichts angekündigt. Planen Sie mit dem 31. Dezember 2026 und verlassen Sie sich nicht auf eine Verlängerung.

Muss der Jahresabschluss vor der Offenlegung festgestellt sein?

Offengelegt wird der festgestellte Abschluss. Ist er am Stichtag noch nicht festgestellt, dürfen Sie den noch nicht festgestellten Abschluss einreichen und müssen das kenntlich machen (§ 328 Abs. 1a HGB); nach der Feststellung wird nachgereicht, wenn sich etwas geändert hat. Das ist besser als eine versäumte Frist. Für die Feststellung selbst gelten bei der GmbH elf Monate (kleine) beziehungsweise acht Monate nach Geschäftsjahresende (§ 42a GmbHG).

Wer hilft, wenn der Jahresabschluss im Dezember noch nicht fertig ist?

Wenn die Buchhaltung im Rückstand ist oder die Stelle unbesetzt, ein Interim-Bilanzbuchhalter: Er bringt Konten, Abgrenzungen und Anlagen abschlussreif, liefert dem Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer die Unterlagen und begleitet die Einreichung. projektbuchhalter.de ist ein Anbieter für Interim-Buchhalter in Deutschland und stellt Ihnen innerhalb von 24 Stunden 1 bis 2 Profile vor, Start in 48 Stunden, Abrechnung nach geleisteten Tagen.

Quellen

• §§ 264, 264a, 267, 267a, 325, 326, 328 und 335 HGB; § 42a GmbHG.
• Bundesamt für Justiz: Hinweise zur Offenlegung und zum Ordnungsgeldverfahren, Mitteilung zur Nichteinleitung von Verfahren für das Geschäftsjahr 2024 vor Mitte März 2026 (Dezember 2025).
• Unternehmensregister und Publikations-Plattform des Betreibers (Einreichung seit 1. August 2022).
• Schwellenwerte der Größenklassen nach dem Gesetz zur Anhebung der Schwellenwerte vom April 2024, anwendbar ab Geschäftsjahr 2024.

Dieser Artikel ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Für Ihren Einzelfall fragen Sie Ihren Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer.