Fällt die Lohnbuchhaltung aus, sichern Sie in dieser Reihenfolge: zuerst die Termine der nächsten 30 Tage (Lohnzahlung, Beitragsnachweis am fünftletzten Bankarbeitstag, Lohnsteuer-Anmeldung am 10., Meldungen), dann die Zugänge (Lohnprogramm, ELSTER, SV-Meldeportal, Bank), dann die Bewegungsdaten des Monats. Reicht die Zeit nicht, sind Abschlagszahlungen und ein Beitragsnachweis mit Vormonatswerten zulässig. Für mehr als einen Monat: Lohnbüro der Kanzlei, wenn es Kapazität hat, sonst ein Interim-Lohnbuchhalter, der Ihr Programm kennt und in 48 Stunden startet.
Die Lohnbuchhaltung ist der Prozess im Unternehmen, der am wenigsten Verspätung verträgt. Ein Monatsabschluss kann eine Woche später fertig werden, eine Mahnung einen Tag; der Lohn muss am vereinbarten Tag auf dem Konto sein, der Beitragsnachweis um 0:00 Uhr des fünftletzten Bankarbeitstags bei der Krankenkasse, die Lohnsteuer-Anmeldung am 10. beim Finanzamt. Und meistens hängt all das an einer Person, die das Programm, die Besonderheiten und die Termine im Kopf hat. Dieser Ratgeber beschreibt, was in den ersten 72 Stunden nach ihrem Ausfall zu tun ist, welche Notlösungen das Gesetz zulässt und wie Sie den Lohnlauf über Monate sichern.
Nehmen Sie den Kalender und tragen Sie ein: den Tag der Lohnzahlung laut Arbeitsverträgen oder Tarifvertrag, den Termin des Beitragsnachweises und der Beitragsfälligkeit, die Lohnsteuer-Anmeldung, Pfändungsüberweisungen, Zahlungen an die Minijob-Zentrale, Sozialkassen (im Baugewerbe SOKA-BAU), Zuschüsse der Krankenkassen (Umlage U1/U2, Erstattungsanträge), vermögenswirksame Leistungen, betriebliche Altersversorgung. Dazu die Meldungen: An- und Abmeldungen, Unterbrechungen, Jahresmeldungen zum 15. Februar, Lohnsteuerbescheinigungen bis Ende Februar, den digitalen Lohnnachweis an die Berufsgenossenschaft bis 16. Februar.
Sammeln Sie, was in diesem Monat anders ist als im letzten: Stunden und Zuschläge aus der Zeiterfassung, Krankheitstage und Entgeltfortzahlung, Urlaub, Ein- und Austritte, Gehaltsänderungen, Einmalzahlungen, Sachbezüge, Fahrtkosten, neue Pfändungen, Elternzeit, Kurzarbeit. Je vollständiger diese Liste, desto schneller kann jede Vertretung abrechnen.
Intern, wenn jemand das Programm kennt und die Zeit hat; Kanzlei, wenn sie schon die Lohnabrechnung begleitet; Interim-Lohnbuchhalter, wenn das Programm im Haus bleibt und niemand frei ist. Für den allerersten Termin zählt nur eins: dass er gehalten wird.
Notlösungen, die das Gesetz zulässt: Der Beitragsnachweis darf mit den Werten des Vormonats abgegeben werden, wenn das Entgelt noch nicht feststeht (§ 23 Abs. 1 SGB IV); die Differenz wird im Folgemonat ausgeglichen. Löhne können als Abschlag auf Basis der letzten Abrechnung gezahlt und mit der nachgeholten Abrechnung verrechnet werden; informieren Sie die Beschäftigten vorher. Die Lohnsteuer-Anmeldung kann auf Basis der Abschläge erfolgen und berichtigt werden. Keine Notlösung gibt es für Sofortmeldungen und für den Zahlungseingang der Beiträge am Fälligkeitstag.
| Intern | Lohnbüro der Kanzlei | Interim-Lohnbuchhalter | Softwareanbieter-Service | |
|---|---|---|---|---|
| Start | sofort, wenn jemand das Programm kennt | nach Kapazität und Mandatsanlage, meist Wochen | 48 Stunden | nach Vertrag, oft Wochen |
| Programm | bleibt | wechselt meist in die Kanzlei | bleibt, der Interim-Lohnbuchhalter kennt es | bleibt |
| Kosten | keine direkten, Überlastung und Fehlerrisiko | je Abrechnung, plus Einrichtung | 650–950 € pro Tag, nur geleistete Tage | Pauschale je Abrechnung |
| Passt, wenn | die Lücke Wochen dauert | die Lohnabrechnung dauerhaft raus soll | das Programm und das Wissen im Haus bleiben sollen und die Vakanz Monate dauert | es den Service für Ihr Programm gibt |
Der Interim-Lohnbuchhalter ist dann die richtige Wahl, wenn die Abrechnung im Haus bleiben soll: Er arbeitet in Ihrem Programm, dokumentiert, was er vorfindet, und übergibt an die Nachfolge. Was er am ersten Tag tut: Termine prüfen, Zugänge testen, Stammdaten gegen die letzte Abrechnung abgleichen, offene Meldungen suchen, Probeabrechnung fahren. Mehr dazu unter Interim Lohnbuchhalter.
Typischer Fehler: Der Lohnlauf wird „irgendwie" gefahren, aber die Meldungen bleiben liegen: An- und Abmeldungen, Unterbrechungsmeldungen, Beitragsnachweise an alle Einzugsstellen. Die Krankenkassen schätzen, mahnen und verlangen Säumniszuschläge, Monate später. Wer den Lohnlauf übernimmt, muss die Meldungen mit übernehmen.
Erst die Termine der nächsten 30 Tage sichern (Lohnzahlung, Beitragsnachweis, Lohnsteuer-Anmeldung, Meldungen), dann Zugänge zu Lohnprogramm, ELSTER und SV-Meldeportal klären, dann die Bewegungsdaten des Monats sammeln. Reicht die Zeit nicht, zahlen Sie Abschläge auf Basis des Vormonats und melden den Beitragsnachweis mit dem Vormonatswert; beides ist zulässig und wird im Folgemonat korrigiert.
Ja. Nach § 23 Abs. 1 SGB IV dürfen Beiträge in voraussichtlicher Höhe gezahlt werden; der Beitragsnachweis darf auf dem Vormonat beruhen, wenn das Entgelt noch nicht feststeht. Die Differenz wird mit dem nächsten Beitragsnachweis ausgeglichen. Fehlt der Nachweis ganz, schätzt die Krankenkasse und es drohen Säumniszuschläge.
Das Finanzamt kann einen Verspätungszuschlag festsetzen (§ 152 AO) und bei verspäteter Zahlung Säumniszuschläge von 1 % je angefangenem Monat (§ 240 AO). Bei Überweisung gilt eine Schonfrist von drei Tagen für die Zahlung, nicht für die Anmeldung. Schlimmer ist meist die Folge für die Beschäftigten: ohne Abrechnung kein korrekter Lohn.
Wenn die Kanzlei ein Lohnbüro hat und Kapazität frei ist, ja. Rechnen Sie mit Vorlauf: Stammdaten und Historie müssen übernommen werden, Zugänge eingerichtet, oft ein Mandat neu angelegt. Für den nächsten Lohnlauf in fünf Tagen ist das selten zu schaffen; für drei Monate Überbrückung ist es eine saubere Lösung.
Über projektbuchhalter.de erhalten Sie innerhalb von 24 Stunden 1 bis 2 Profile von Lohnbuchhaltern, die Ihr Lohnprogramm kennen, Start in 48 Stunden. Am ersten Tag prüft er Termine, Zugänge und Stammdaten, am zweiten läuft die Probeabrechnung. Tagessatz 650 bis 950 € netto, nur geleistete Tage, auch in Teilzeit.
650 bis 950 € netto pro Tag, abgerechnet nach geleisteten Tagen zu acht Stunden, Teilzeit ab 20 Stunden pro Woche. Ein Lohnlauf für 50 Beschäftigte mit Meldungen braucht erfahrungsgemäß zwei bis vier Tage im Monat, plus Einarbeitung am Anfang.
Zugang zum Lohnprogramm und zu den Meldeportalen, die letzte Abrechnung jedes Beschäftigten, die Bewegungsdaten des Monats (Stunden, Zuschläge, Krankheit, Urlaub, Ein- und Austritte, Änderungen), Pfändungen und Vorschüsse, den Zahlungsweg für Löhne und Abgaben sowie die Kontaktdaten von Krankenkassen, Finanzamt und Kanzlei.
Dieser Ratgeber beschreibt organisatorische Schritte und ersetzt keine steuerliche oder arbeitsrechtliche Beratung. Fristen nach Stand November 2026.
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