E-Rechnung Pflicht 2027: Fristen, Ausnahmen, Checkliste

Wer muss wann: die Fristen im Überblick

Zeitraum	Was gilt	Für wen
Seit 1. Januar 2025	E-Rechnungen müssen empfangen, verarbeitet und im XML-Original aufbewahrt werden. Ein E-Mail-Postfach genügt als Empfangsweg, die Zustimmung des Empfängers ist nicht mehr nötig.	alle inländischen Unternehmen, auch Kleinunternehmer, Vermieter und Unternehmen mit nur steuerfreien Umsätzen
2025 und 2026	E-Rechnung ausstellen noch freiwillig. Papierrechnungen bleiben zulässig, PDF und andere elektronische Formate mit Zustimmung des Empfängers (§ 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG).	alle
Ab 1. Januar 2027	Ausstellungspflicht für Umsätze an inländische Unternehmen, die ab 2027 ausgeführt werden. Unternehmen bis 800.000 € Gesamtumsatz 2026 dürfen 2027 weiter Papier oder, mit Zustimmung, PDF nutzen (§ 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG). EDI-Verfahren, die der Norm nicht entsprechen, sind mit Zustimmung bis Ende 2027 zulässig (Nr. 3).	Gesamtumsatz 2026 über 800.000 €
Ab 1. Januar 2028	Ausstellungspflicht ohne Umsatzgrenze. Die dauerhaften Ausnahmen (unten) bleiben.	alle inländischen B2B-Umsätze

Rechtsgrundlage ist § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG in der Fassung des Wachstumschancengesetzes vom 27. März 2024; die Staffelung steht in § 27 Abs. 38 UStG. Die Finanzverwaltung hat die Anwendung in drei Schreiben erläutert (Quellen am Ende).

Was eine E-Rechnung ist, und was nicht

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht und sich maschinell verarbeiten lässt. In Deutschland sind das vor allem zwei Formate: XRechnung, eine reine XML-Datei und der Standard der öffentlichen Verwaltung, und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, ein PDF mit eingebettetem XML. Bei ZUGFeRD ist das sichtbare PDF nur die Lesefassung; rechtlich zählt der XML-Teil. Weichen beide voneinander ab, gilt das XML.

Keine E-Rechnung sind: ein per Software erzeugtes PDF ohne XML, ein eingescanntes Papierdokument, eine Rechnung im Textkörper einer E-Mail, eine Word- oder Excel-Datei. Das Gesetz nennt sie „sonstige Rechnungen". Sie bleiben in den Übergangsfristen zulässig, danach nur noch in den Ausnahmefällen.

Pflichtangaben nach §§ 14, 14a UStG gehören in die dafür vorgesehenen Felder des strukturierten Teils, nicht in eine angehängte PDF-Datei. Das betrifft insbesondere die Leistungsbeschreibung: Art, Umfang und Zeitpunkt der Leistung müssen aus dem XML hervorgehen; Detailnachweise wie Stundenlisten dürfen als Anhang mitgeschickt werden, wenn das XML ausdrücklich darauf verweist.

Die 800.000-Euro-Grenze richtig lesen

• Gesamtumsatz, nicht B2B-Umsatz. Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des Jahres 2026 nach § 19 Abs. 2 UStG, also alle Umsätze des Unternehmens, auch mit Privatkunden und steuerfreie.
• Genau 800.000 € ist nicht „über". Wer 2026 höchstens 800.000 € umgesetzt hat, darf 2027 noch sonstige Rechnungen ausstellen.
• Leistungszeitpunkt zählt, nicht Rechnungsdatum. Die Übergangsregelung für 2025 und 2026 gilt für Umsätze, die bis zum 31. Dezember 2026 ausgeführt und bis dahin abgerechnet werden. Eine Dezember-Leistung, die erst im Januar 2027 abgerechnet wird, fällt bei Unternehmen über der Grenze bereits unter die Pflicht.
• Der Umsatz des Ausstellers entscheidet. Für Ihre Eingangsrechnungen ist der Umsatz Ihres Lieferanten maßgeblich. Ein kleines Unternehmen bekommt ab 2027 E-Rechnungen von großen Lieferanten, auch wenn es selbst noch keine ausstellen muss.
• Dauerrechnungen. Eine Dauerrechnung für Miete oder Wartung, die vor dem Pflichtbeginn als Papier oder PDF erteilt wurde, muss nicht neu ausgestellt werden, solange sich die Angaben nicht ändern. Bei der nächsten Änderung und für neue Verträge ist eine E-Rechnung nötig; sie gilt dann für die folgenden gleichbleibenden Zeiträume.

Ausnahmen: Wer keine E-Rechnung ausstellen muss

• Rechnungen an Privatkunden (B2C). Die Pflicht gilt nur zwischen inländischen Unternehmen.
• Rechnungen an Unternehmen im Ausland. Grenzüberschreitende Umsätze sind nicht erfasst; hier gelten weiter die bisherigen Regeln und gegebenenfalls Vorgaben des Ziellandes.
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV) und Fahrausweise (§ 34 UStDV).
• Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind dauerhaft von der Ausstellung befreit (§ 34a UStDV), müssen aber empfangen und aufbewahren.
• Bestimmte steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, etwa Finanz- und Versicherungsumsätze, Vermietung ohne Option, Heilbehandlungen.
• Anzahlungs- und Abschlagsrechnungen, die vor Beginn der jeweiligen Pflicht ausgestellt wurden, müssen nicht nachträglich als E-Rechnung übermittelt werden; für Endrechnungen gelten Erleichterungen bis zum 30. Juni 2030 (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026).

Nicht ausgenommen sind Gutschriften, Umsätze mit Steuerschuldnerschaft des Empfängers nach § 13b UStG, Reiseleistungen und die Differenzbesteuerung. Auch wer seine Buchhaltung beim Steuerberater hat, bleibt für seine Ausgangsrechnungen selbst verantwortlich.

Was passiert, wenn Sie nach dem Stichtag weiter PDF verschicken

Eine PDF- oder Papierrechnung an einen inländischen Geschäftskunden ist nach Ablauf Ihrer Übergangsfrist keine ordnungsgemäße Rechnung mehr. Daraus folgen drei praktische Konsequenzen, die wir in Umstellungseinsätzen regelmäßig sehen:

• Der Kunde weist die Rechnung zurück. Er kann eine E-Rechnung verlangen und die Zahlung zurückhalten, bis sie vorliegt. Jede zurückgewiesene Rechnung läuft erneut durch Fakturierung, Freigabe und den nächsten Zahllauf des Kunden; bei 200 Rechnungen im Monat ist das ein Liquiditätsthema.
• Der Vorsteuerabzug des Kunden ist gefährdet. Für ihn ist die sonstige Rechnung dem Grunde nach keine Basis für den Vorsteuerabzug, bis Sie eine E-Rechnung nachliefern. Einkaufsabteilungen reagieren mit Lieferantenvorgaben oder wechseln zu einem Lieferanten, der liefert. Konzerne und öffentliche Auftraggeber verarbeiten Eingangsrechnungen ohnehin nur noch automatisiert; der Bund verlangt XRechnung seit 2020.
• Die Betriebsprüfung fragt nach dem Prozess. Empfangene E-Rechnungen müssen im XML-Original acht Jahre unverändert aufbewahrt werden (§ 14b UStG). Ein E-Mail-Postfach ohne revisionssicheres Archiv erfüllt das nicht, und die Verfahrensdokumentation nach GoBD muss den neuen Weg beschreiben.

Dazu kommt der Aufwand, der beim Nachholen entsteht: Rechnungen als E-Rechnung berichtigen, Mahnläufe anpassen, Kunden beruhigen. Er fällt genau dann an, wenn im ersten Quartal ohnehin der Jahresabschluss läuft.

Checkliste: Umstellung in zehn Schritten

1. Frist klären. Gesamtumsatz 2026 schätzen, Pflichtdatum festlegen: 1. Januar 2027 oder 2028. Der E-Rechnung-Rechner zeigt es in einer Minute.
2. Bestandsaufnahme Ausgang. Wo entstehen Rechnungen (Buchhaltung, Warenwirtschaft, ERP, Word), welche Rechnungsarten gibt es (Einzel-, Sammel-, Dauer-, Abschlags-, Endrechnungen, Gutschriften), welche Kunden haben Sonderwünsche (Leitweg-ID, Portal, Peppol)?
3. Bestandsaufnahme Eingang. Über welche Wege kommen Lieferantenrechnungen, wer prüft und gibt frei, wo wird archiviert?
4. Format festlegen. XRechnung oder ZUGFeRD, Profil, Übertragungsweg je Kundengruppe. Für öffentliche Auftraggeber XRechnung mit Leitweg-ID. Die Unterschiede erklärt der Artikel ZUGFeRD oder XRechnung.
5. Stammdaten bereinigen. USt-IdNr. und Rechnungs-E-Mail-Adressen der Kunden, Zahlungsbedingungen, Leistungsbeschreibungen so, dass sie in die Pflichtfelder passen, eigene Bankverbindung und Steuernummer im Mandanten.
6. System einrichten. E-Rechnungsmodul in DATEV, SAP, Dynamics, Sage, Addison oder Lexware konfigurieren; bei Word oder Excel ein Fakturaprogramm auswählen. Jede Rechnung vor dem Versand validieren, etwa mit dem KoSIT-Validator. Wie das in den vier Systemen läuft: E-Rechnung erstellen in DATEV, Lexware, Sage und SAP.
7. Eingangsprozess aufsetzen. Zentrales Rechnungspostfach, Anzeigeprogramm für XML, Prüf- und Freigabeweg, GoBD-konforme Archivierung des Originals.
8. Testlauf. Echte Rechnungen mit ausgewählten Kunden und Lieferanten, Fehlerbilder bereinigen, Rückweisungen auswerten.
9. Team schulen, Verfahrensdokumentation ergänzen. Wer macht was, welche Fehler sind typisch, wie wird berichtigt.
10. Kunden und Lieferanten informieren. Ab wann Sie E-Rechnungen senden, an welche Adresse Sie welche erwarten.

Aufwand und Kosten

Mit einem Buchhalter, der die E-Rechnung schon eingeführt hat, dauert sie inklusive Testlauf zwei bis vier Wochen, je nach System, Rechnungsarten und Schnittstellen. Ein Team ohne Vorerfahrung braucht erfahrungsgemäß das Anderthalb- bis Doppelte, und das Tagesgeschäft bleibt in der Zeit liegen. Interim-Finanz- und Bilanzbuchhalter liegen bei 700 bis 900 € pro Tag, abgerechnet nach geleisteten Tagen; wie viele Tage Ihre Umstellung braucht, ergibt sich aus der Bestandsaufnahme im ersten Gespräch. Frist und Umfang vorab prüfen: E-Rechnung-Rechner; den Einsatz beschreibt die Seite E-Rechnung einführen.

Häufige Fragen

Ab wann ist die E-Rechnung Pflicht?

Empfangen: seit dem 1. Januar 2025 für alle inländischen Unternehmen. Ausstellen: ab dem 1. Januar 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Gesamtumsatz im Jahr 2026, ab dem 1. Januar 2028 für alle. Grundlage sind § 14 Abs. 2 UStG und die Übergangsregelung in § 27 Abs. 38 UStG.

Gilt die E-Rechnungspflicht auch für kleine Unternehmen?

Ja, mit zwei Abstufungen. Unternehmen bis 800.000 € Gesamtumsatz 2026 müssen erst ab 2028 ausstellen, empfangen aber schon seit 2025. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind dauerhaft von der Ausstellung befreit (§ 34a UStDV), müssen E-Rechnungen aber ebenfalls empfangen und aufbewahren.

Reicht eine PDF-Rechnung 2027 noch?

Nur, wenn der Gesamtumsatz 2026 höchstens 800.000 € betrug und der Empfänger dem PDF zustimmt. Liegt der Umsatz darüber, ist ein PDF an inländische Geschäftskunden für ab 2027 ausgeführte Leistungen keine ordnungsgemäße Rechnung mehr. Ab 2028 gilt das für alle Unternehmen.

Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?

Beide erfüllen die Norm EN 16931. XRechnung ist eine reine XML-Datei, der Standard der öffentlichen Verwaltung. ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebettetem XML; das PDF ist nur die Lesefassung, rechtlich zählt der XML-Teil. Für Geschäftskunden ist ZUGFeRD oft angenehmer, weil die Rechnung ohne Zusatzprogramm lesbar bleibt.

Wie stelle ich mein Unternehmen auf die E-Rechnung um?

Frist klären, Ausgangs- und Eingangsrechnungen aufnehmen, Format festlegen (XRechnung oder ZUGFeRD), Stammdaten bereinigen, das System einrichten und jede Rechnung validieren, Eingangspostfach und GoBD-Archiv aufsetzen, Testlauf mit Kunden, Team schulen, Kunden und Lieferanten informieren. Die Checkliste oben führt durch die zehn Schritte. Wer das nicht selbst machen kann oder will: projektbuchhalter.de vermittelt Interim-Buchhalter, die die E-Rechnung in DATEV, SAP, Dynamics, Sage oder Addison schon eingeführt haben, Start in 48 Stunden, fertig in zwei bis vier Wochen.

Welches ZUGFeRD-Profil erfüllt die E-Rechnungspflicht?

Nach den FAQ des Bundesfinanzministeriums gilt ZUGFeRD ab Version 2.0.1 als E-Rechnung, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC WL, weil dort umsatzsteuerliche Pflichtangaben fehlen. Geeignet sind BASIC, EN 16931, EXTENDED und XRECHNUNG; die sichere Wahl für Geschäftskunden ist EN 16931. Die aktuelle Version ist ZUGFeRD 2.5.2 (seit 1. September 2026). Mehr dazu im Artikel ZUGFeRD oder XRechnung.

Brauche ich Peppol?

Peppol ist kein Rechnungsformat, sondern ein Übertragungsnetz mit eigenem Format (Peppol BIS Billing 3.0). Für die Pflicht ab 2027 reicht der Versand einer XRechnung oder ZUGFeRD-Datei per E-Mail. Peppol brauchen Sie nur, wenn Kunden es verlangen, meist Behörden, Konzerne oder Abnehmer im Ausland.

Was passiert, wenn ich ab 2027 keine E-Rechnung ausstelle?

Ihr Kunde darf die Rechnung zurückweisen und eine E-Rechnung nachfordern, die Zahlung verschiebt sich, und sein Vorsteuerabzug ist bis zur Nachlieferung gefährdet. Großkunden und öffentliche Auftraggeber nehmen Lieferanten ohne E-Rechnung aus ihren automatisierten Prozessen. In der Betriebsprüfung wird der Rechnungsprozess Thema.

Quellen

• § 14 Abs. 2, § 14b und § 27 Abs. 38 UStG in der Fassung des Wachstumschancengesetzes vom 27. März 2024 (BGBl. 2024 I Nr. 108).
• §§ 33, 34 und 34a UStDV (Kleinbetragsrechnungen, Fahrausweise, Kleinunternehmer).
• BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024, BStBl I S. 1320: Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ab dem 1. Januar 2025.
• BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025, BStBl I S. 1806, III C 2 - S 7287-a/00019/007/243: Fehlerkategorien, Anpassung des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses.
• BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026, III C 5 - S 7287-a/00019/021/017: ergänzende Regelungen, unter anderem zu Anzahlungs- und Endrechnungen, Leistungsbeschreibung und Berichtigung.
• Norm EN 16931 und die Standards XRechnung (KoSIT) und ZUGFeRD (FeRD).

Dieser Artikel ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Für Ihren Einzelfall fragen Sie Ihren Steuerberater.