Eine E-Rechnung erstellen heißt nicht, ein PDF umzuwandeln. Es heißt, Rechnungsdaten von Anfang an strukturiert zu erfassen und als XRechnung oder ZUGFeRD nach EN 16931 auszugeben. Dafür brauchen Sie vollständige Stammdaten, ein System mit E-Rechnungsfunktion, eine Prüfung vor dem Versand, einen Versandweg je Kunde und ein Archiv für das XML. DATEV, Lexware, Sage und SAP bringen die Funktion mit; der Aufwand liegt im Einrichten und Testen, nicht im Programm. Dieser Artikel führt durch die fünf Schritte und zeigt, wo es in den vier Systemen eingestellt wird.
Ein System erzeugt nur dann eine gültige E-Rechnung, wenn die Daten vollständig im Stamm liegen. Was früher im Briefpapier stand, muss jetzt in Feldern stehen:
Die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG gehören in die dafür vorgesehenen XML-Felder. Ein Hinweis im angehängten PDF ersetzt das nicht; die Finanzverwaltung hat das in den Schreiben vom Oktober 2025 und 2026 ausdrücklich klargestellt.
DATEV bietet drei Wege für den Rechnungsausgang. DATEV Auftragswesen next ist ein Zusatzmodul zu DATEV Unternehmen online und läuft im Browser: Angebot, Lieferschein und Rechnung entstehen dort, die E-Rechnung wird als XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0 erzeugt und per E-Mail oder über die DATEV E-Rechnungsplattform versandt; die Ausgangsrechnung landet in Belege online und damit direkt in der Buchführung der Kanzlei. Voraussetzung sind Verträge für Unternehmen online und Auftragswesen next bei Kanzlei und Unternehmen. DATEV E-Rechnungsschreibung ist die Online-Lösung für bis zu zehn Ausgangsrechnungen im Monat, gedacht für Unternehmen, die bisher mit Word oder Excel fakturieren. DATEV Auftragswesen in den Mittelstand-Programmen erzeugt E-Rechnungen innerhalb der lokal installierten DATEV-Welt.
Einzurichten sind Beleglayout mit Logo, die Stammdaten des Unternehmens, der Kundenstamm mit Format und Leitweg-ID, bei Nutzung der E-Rechnungsplattform die TRAFFIQX-ID des Kunden, und bei Bearbeitungsform „Erweitert" in Belege online die Sachkonten je Geschäftsvorfall. Wer bereits über Unternehmen online mit seiner Kanzlei arbeitet, ist in DATEV meist in zwei bis drei Wochen durch; die Zeit geht in die Stammdaten.
Lexware Office (Cloud): Unter Einstellungen die E-Rechnungsfunktion aktivieren; das geht ab Tarif M und mit Admin-Rechten. Danach erzeugt Lexware Office bei jedem Kontakt vom Typ Firma automatisch eine ZUGFeRD-Rechnung; eine XRechnung entsteht, wenn beim Kunden Leitweg-ID und Lieferantennummer hinterlegt sind. Die Rechnung wird wie bisher über Belege, Neuer Beleg, Rechnung erfasst, das Programm weist auf fehlende Pflichtfelder hin und versendet direkt oder stellt sie im Kundenportal bereit. Lexware Desktop (faktura+auftrag, warenwirtschaft, financial office und die Handwerk-Varianten): E-Rechnungen laufen über den Dienst Lexware eRechnung mit eigenem Account; verfügbar sind XRechnung und ZUGFeRD in den Profilen BASIC, EN 16931 und EXTENDED. Der Kundenstamm wird um Format und Leitweg-ID erweitert.
Sage 100 hat seit Version 9.0.8 (November 2024) die E-Rechnung in Einkauf und Verkauf integriert: Eingangsrechnungen werden als XRechnung oder ZUGFeRD importiert, Ausgangsrechnungen in beiden Formaten versendet oder exportiert. Die Ausgabeform je Kunde steht im Kundenstamm (Format, Kundenkennung), der Versand läuft über den Belegdruck und das Modul E-Mail-Versand. Sage 50 erzeugt ZUGFeRD-Rechnungen als PDF/A; die Auftragssoftware sendet und empfängt zusätzlich XRechnung. Sage 50 Handwerk braucht das Modul e-Rechnung und einen gültigen Wartungsvertrag, damit die aktuellen Formatversionen nachgeladen werden. In allen Varianten gilt: erst Stammdaten, dann Format je Kunde, dann Testrechnung.
In SAP ECC, S/4HANA und S/4HANA Cloud läuft der E-Rechnungsausgang über SAP Document and Reporting Compliance (DRC) mit dem eDocument Cockpit. Für Deutschland gibt es zwei Kanäle: Versand per E-Mail als ZUGFeRD beziehungsweise CII-XML und Versand über das Peppol-Netz als XRechnung; der Eingang funktioniert entsprechend. DRC ist eine eigene Lizenz und wird je Buchungskreis eingerichtet: Customizing der eDocument-Typen, Zuordnung der Debitoren zu Rechnungsweg, Leitweg-ID oder Peppol-ID, Mapping der Pflichtfelder aus Stammdaten und Fakturabelegen, Test im Qualitätssystem, dann Transport. In der Praxis ist das ein gemeinsames Projekt von IT und Rechnungswesen: Die IT richtet DRC ein, die Buchhaltung liefert die Stammdaten, definiert Rechnungsarten und Ausnahmen und testet mit Pilotkunden. Ohne jemanden, der die Fachseite treibt, bleibt das Projekt bei der IT liegen.
Word und Excel erzeugen kein XML. Wer damit fakturiert, hat ab dem Stichtag drei Optionen: ein Fakturaprogramm mit E-Rechnungsfunktion einführen, die Rechnungsschreibung in eine Online-Lösung wie DATEV E-Rechnungsschreibung oder Lexware Office verlegen, oder die Ausgangsrechnungen über den Steuerberater laufen lassen, der dafür meist ein Mandantenportal anbietet. Umwandlungstools, die aus einem PDF ein ZUGFeRD machen, sind für Einzelfälle brauchbar, aber kein Prozess: Sie können nur ausgeben, was im PDF steht, und bei 50 Rechnungen im Monat ist die manuelle Nacharbeit teurer als das Programm. Mehr zu den Folgen, wenn nach dem Stichtag weiter PDF verschickt wird, im Artikel E-Rechnung Pflicht 2027.
Jede E-Rechnung sollte vor dem Versand validiert werden. Die KoSIT stellt einen Validator bereit, der XRechnung und EN-16931-Dateien gegen die Prüfregeln testet; die meisten Systeme haben eine eigene Prüfung eingebaut. Geprüft werden Struktur (ist das XML wohlgeformt und entspricht es dem Schema), Pflichtfelder (fehlt etwas) und Rechenregeln (stimmen Positionssummen, Steuerbeträge und Gesamtbetrag überein). Öffnen Sie die Testrechnung zusätzlich in einem Anzeigeprogramm und vergleichen Sie XML und PDF: Es zählt das XML. Die Finanzverwaltung unterscheidet seit dem Schreiben vom 15. Oktober 2025 zwischen Fehlern, die die Rechnung ungültig machen, und solchen, die nur zu berichtigen sind; eine fehlende Pflichtangabe gehört zur ersten Gruppe.
Seit 2025 müssen Sie E-Rechnungen empfangen können, und ab 2027 werden Ihre Lieferanten sie schicken. Dazu gehören ein zentrales Rechnungspostfach, ein Programm, das XRechnung und ZUGFeRD anzeigt, ein Prüf- und Freigabeweg und ein Archiv, das das XML-Original unverändert aufbewahrt. Wer den Ausgang umstellt, sollte den Eingang im selben Projekt erledigen; die Stammdaten und das Archiv sind dieselben.
Wer das macht: Der Softwareanbieter liefert das Modul, der Steuerberater prüft die Pflichtangaben. Einrichten, testen und das Team mitnehmen muss jemand, der Buchhaltung und Format kennt und dafür zwei bis vier Wochen Zeit hat. projektbuchhalter.de stellt Ihnen innerhalb von 24 Stunden 1 bis 2 Interim-Buchhalter vor, die die E-Rechnung in DATEV, Lexware, Sage, SAP, Dynamics oder Addison schon eingeführt haben: Passende Kandidaten erhalten, Start in 48 Stunden.
Mit einem Buchhaltungs- oder Fakturaprogramm, das XRechnung oder ZUGFeRD nach EN 16931 ausgibt: Stammdaten vollständig pflegen, im Kundenstamm Format und gegebenenfalls Leitweg-ID hinterlegen, die Rechnung wie gewohnt erfassen, als E-Rechnung erzeugen, validieren und per E-Mail, Portal oder Peppol versenden. Das XML-Original wird acht Jahre archiviert. DATEV, Lexware, Sage und SAP bringen die Funktion mit; Word und Excel nicht.
Nur, wenn dabei ein vollständiges XML nach EN 16931 entsteht. Umwandlungstools lesen den Text eines PDF aus und erzeugen daraus ein ZUGFeRD oder eine XRechnung; fehlen im PDF Angaben wie Leistungsdatum, Steuernummer, Zahlungsbedingungen oder Positionsmengen, ist das Ergebnis keine ordnungsgemäße E-Rechnung. Für einzelne Rechnungen kann das ein Notbehelf sein, für den laufenden Betrieb braucht es ein System, das die Daten von Anfang an strukturiert erfasst.
Alle Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG in den dafür vorgesehenen Feldern des XML: Name und Anschrift von Leistendem und Empfänger, Steuernummer oder USt-IdNr. des Leistenden, Rechnungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, Leistungszeitpunkt, Entgelt nach Steuersätzen, Steuersatz und Steuerbetrag, Hinweise auf Steuerbefreiung oder Steuerschuldnerschaft. Dazu kommen die technischen Pflichtfelder der Norm, etwa Käuferreferenz oder Leitweg-ID bei Behörden, Zahlungsbedingungen und Bankverbindung.
In DATEV Auftragswesen next (Zusatzmodul zu DATEV Unternehmen online) legen Sie Beleglayout und Kundenstamm an, erfassen den Verkaufsbeleg und erzeugen daraus die E-Rechnung als XRechnung oder ZUGFeRD, die Sie per E-Mail oder über die DATEV E-Rechnungsplattform versenden und in Belege online an die Buchführung übergeben. Für bis zu zehn Rechnungen im Monat gibt es die Online-Lösung DATEV E-Rechnungsschreibung; Nutzer der DATEV Mittelstand-Programme arbeiten mit DATEV Auftragswesen.
In Lexware Office aktivieren Sie unter Einstellungen die E-Rechnung (ab Tarif M, Admin-Rechte nötig). Ist der Kunde als Firma angelegt, erzeugt Lexware Office automatisch ein ZUGFeRD; mit hinterlegter Leitweg-ID und Lieferantennummer eine XRechnung. Die Rechnung erfassen Sie wie bisher und versenden sie direkt oder über das Kundenportal. Die Desktop-Programme von Lexware nutzen den Dienst Lexware eRechnung.
Mit einem Validator, der die Datei gegen die Prüfregeln der EN 16931 und der XRechnung testet, etwa dem Validator der KoSIT oder der Prüfung im eigenen System, und mit einem Anzeigeprogramm, das den XML-Inhalt lesbar macht. Geprüft werden Struktur, Pflichtfelder und Rechenregeln (Summen, Steuerbeträge). Erst wenn die Testrechnung ohne Fehler durchläuft und ein Pilotkunde sie verarbeitet hat, geht das Format in den Regelbetrieb.
Der Softwareanbieter liefert das Modul, der Steuerberater prüft die Pflichtangaben, aber Stammdaten, Kundenstamm, Profil, Validierung, Versandweg, Eingangspostfach und Archiv muss jemand im Unternehmen einrichten und testen. projektbuchhalter.de ist ein Anbieter für Interim-Buchhalter in Deutschland und stellt Ihnen innerhalb von 24 Stunden 1 bis 2 Buchhalter vor, die die E-Rechnung in DATEV, Lexware, Sage, SAP, Dynamics oder Addison bereits eingeführt haben; Start in 48 Stunden, fertig in zwei bis vier Wochen.
Dieser Artikel ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung und keine Herstellerdokumentation. Für Ihren Einzelfall fragen Sie Ihren Steuerberater und Ihren Softwareanbieter.
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